Dataskyddspolicy för våra medlemmar

Föreningen Handelshögskolans i Göteborg Alumniförening  (nedan ”Föreningen”, ”vi” eller ”oss” är personuppgiftsansvarig för bl.a. de personuppgifter som vi samlar in och behandlar för att administrera ditt medlemskap och deltagande i vår seminarie- och utbildningsverksamhet och övriga aktiviteter som arrangeras av oss.

Föreningen lägger stor vikt vid att de personuppgifter som anförtrotts oss hanteras på ett varsamt sätt i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och i övrigt gällande dataskyddslagstiftning.

Nedan kan du läsa mera om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Om du har frågor, synpunkter eller vill utöva någon av de rättigheter du har enligt GDPR är du välkommen att kontakta oss på:

Handels vänner, Handelshögskolans i Göteborg Alumniförening
Box 3116
400 10 Göteborg

Hur vi behandlar dina personuppgifter beror på vem du är, i vilken roll du kommer i kontakt med oss och vilka av våra tjänster du använder.

Vi använder ditt namn, titel, uppgift om arbetsgivare inkl. kontaktuppgifter, e-postadress, telefonnummer, personnummer, uppgifter om utbildning, arbetsområden och bransch samt huvudsakliga arbetsuppgifter för att kunna hantera din ansökan och administrera ditt medlemskap i Föreningen.

Vi använder ditt namn och kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig t.ex. genom utskick av veckobrev, medlemsinformation, faktura med medlemsavgift, kallelser, och liknande. Vidare behandlar vi dessa uppgifter för att kunna skicka information om och administrera ditt eventuella deltagande i seminarier, utbildningar och andra aktiviteter.

Samtliga uppgifter lämnar du själv till oss i samband med att du ansöker om medlemskap i Föreningen eller anmäler dig till någon av våra seminarier eller utbildningar.

Vi hanterar även inloggningsuppgifter för att kunna bekräfta din identitet och ge dig tillgång till vår medlemssida, Mina Sidor.

Som medlem kan du själv hantera dina personuppgifter på Mina Sidor.

Föreningens matrikel inkl. ovanstående uppgifter finns tillgänglig för samtliga medlemmar på Mina Sidor för att underlätta kontakt mellan medlemmarna.

Föreningen finns i vissa sociala medier och här bestämmer du själv som medlem om du vill delta och vilken information du vill lämna.

Vi kommer att behandla dina personuppgifter inom ramen för Föreningens syfte och verksamhet i enlighet med våra stadgar som du tog del av i samband med att du ansökte om medlemskap i Föreningen.

Personuppgifterna behandlas med stöd av ditt medlemsavtal.

Personuppgifterna raderas skyndsamt i samband med att medlemskapet avslutas och senast en (1) månad därefter. Om du är medlem och inte betalt din medlemsavgift raderas dina uppgifter efter 13 månader från det att avgift skulle ha erlagts.

Om du deltar i vår seminarie- och utbildningsverksamhet använder vi ditt namn, titel, uppgift om arbetsgivare inkl. kontaktuppgifter, e-postadress och telefonnummer för att kunna administrera ditt deltagande och erbjuda dig en plats på kursen.

Samtliga uppgifter lämnar du själv till oss i samband med anmälan till utbildningstillfället.

Personuppgifterna behandlas med stöd av ditt medlemsavtal och vår överenskommelse med dig om ditt deltagande vid utbildningstillfället.

Personuppgifterna raderas senast sex (6) månader efter avslutat utbildningstillfälle.

Om du deltar som adept eller mentor i vårt mentorskapsprogram använder vi ditt namn, titel, e-postadress, mobiltelefonnummer, uppgift om arbetsgivare inkl. kontaktuppgifter och verksamhetsområde/bransch samt uppgifter om din utbildning, arbetslivserfarenhet och huvudsakliga arbetsuppgifter. Uppgifterna används för att matcha dig mot en lämplig adept/mentor i vårt program.

Samtliga uppgifter lämnar du själv till oss i samband med anmälan till programmet.

Personuppgifterna behandlas med stöd av ditt medlemsavtal och vår överenskommelse med dig om ditt deltagande i mentorsskapsprogrammet.

Personuppgifterna raderas senast ett (1) år efter avslutat mentorskapsprogram.

Vi använder ditt namn och kontaktuppgifter för att skicka inbjudningar till våra träffar, seminarier och utbildning och i övrigt kommunicera med dig kring vår verksamhet.

Marknadsföring sker endast till våra medlemmar och görs i enlighet med denna policy.

I de flesta fall genomför Föreningen utvärderingar anonymt, d.v.s. utan att vi använder några personuppgifter om dig.

I ett fåtal fall använder vi ditt namn och kontaktuppgifter för att genomföra utvärderingar t.ex. i syfte att förbättra vår seminarie- och utbildningsverksamhet.

Denna personuppgiftsbehandling utförs med stöd av en intresseavvägning där vårt intresse av att behandla dessa uppgifter för att utvärdera och förbättra vår verksamhet väger tyngre än ditt eventuella intresse mot en behandling.

Du bestämmer alltid själv om du vill delta i någon av våra utvärderingar.

Personuppgifterna raderas skyndsamt och senast en (1) månad efter avslutad utvärdering.

Föreningen behandlar de personuppgifter för fakturerings- och bokföringsändamål som krävs för att uppfylla gällande lag, t.ex. bokföringslagen. De uppgifter om dig som vi behandlar här är t.ex. namn, titel, uppgift om arbetsgivare inkl. kontaktuppgifter och faktureringsuppgifter.

Personuppgiftsbehandlingen utförs med stöd av vår skyldighet enligt lag (rättslig förpliktelse).

Personuppgifterna raderas efter sju (7) år (inklusive innevarande år).

Om du kommer i kontakt med oss som representant för någon av våra leverantörer eller samarbetspartners använder vi ditt namn och kontaktuppgifter för att kunna hantera vår avtalsrelation eller samarbete med det bolag som du representerar.

Personuppgiftsbehandlingen utförs med stöd av en intresseavvägning där vi bedömt att vårt intresse av att behandla dessa uppgifter för att möjliggöra hantering av avtal och samarbeten väger tyngre än ditt eventuella intresse mot en behandling.

Personuppgifterna raderas ett (1) år efter avslutat avtal eller samarbete under förutsättning att vi inte måste spara dem för att uppfylla kraven i bokföringslagen etc., se ovan.

Vi delar aldrig dina personuppgifter med tredje part i kommersiellt syfte.

I vissa fall använder eller samarbetar vi med andra parter för att t.ex. hantera vissa delar av föreningens administration som medlemsregister, hemsida, fakturering och bokföring. Vidare arrangerar vi seminarier och utbildningar tillsammans med en rad samarbetspartners.

Vi använder leverantörer för att genomföra underhåll av vårt medlemssystem och vårt system för administration av utbildningar och seminarier.

Dessa leverantörer har endast tillgång till dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att genomföra uppgifterna på vårt uppdrag och får inte använda informationen för något annat ändamål.

Eftersom vi använder dina personuppgifter har du enligt lag en rad rättigheter i förhållande till oss.

Du har rätt att få bekräftelse på om uppgifter om dig behandlas och om så är fallet få tillgång till dessa genom ett s.k. registerutdrag.

Som medlem se du enklast de uppgifter som vi behandlar i vårt medlemsregister genom att logga in på Mina Sidor.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade eller rättade om vi t.ex. saknar laglig grund för at behandla dem eller om de är felaktiga eller ofullständiga.

Som medlem kan du själv radera och rätta dina personuppgifter i medlemsregistret på Mina Sidor.

Du har rätt att begränsa vår behandling av dina personuppgifter om du t.ex. ifrågasätter vår rätt att behandla dina uppgifter eller att dessa är korrekta, i dessa fall under den tid vi tar ställning till på vilket sätt vi ska hantera din begäran.

Vi kan komma att göra ändringar i denna dataskyddspolicy. Om sådana ändringar är betydande kommer vi att meddela dig innan förändringarna börjar gälla.